Business Process Improvement (BPI, Business Process Improvement) ist eine schrittweise Neugestaltung des Prozesses, um ein mit der Unternehmensstrategie abgestimmtes Ergebnis zu erzielen. Bei dieser Definition liegt der Schwerpunkt nicht zufällig auf der strategischen Komponente der Optimierung. Es ist einfacher für Unternehmen, die prognostizierten Auswirkungen ihrer BPI-Initiativen zu erzielen, wenn die Verbindung zwischen Ressourcen, Geschäftsfähigkeiten, Wertschöpfungskette, Prozessen, Operationen und Aktivitäten der Führungskräfte klar erkannt wird.
Definieren von Geschäftsprozessoptimierungszielen
Es wäre ein Fehler, eine Optimierung aus Gründen der Optimierung nach dem Prinzip durchzuführen, «weil jeder das tut». Experten empfehlen, zuerst die Prioritätsziele zu definieren und eine Liste der Aufgaben zu erstellen, die die Optimierung lösen muss, wobei diese Aufgaben auf den gemessenen Parametern basieren sollten. Nur in diesem Fall können Sie ein vorhersehbares, messbares Ergebnis erwarten. Zum Beispiel werden Geschäftsprozesse durch die externe Verwaltung von technischen Dokumenten häufig optimiert, um Zeit- und Ressourcenkosten zu reduzieren. In diesem Fall wird es ziemlich einfach sein, ein messbares Ergebnis zu erhalten.
Vorbereitung auf die Optimierung
Die Analyse von Geschäftsprozessen ist ein wesentlicher Bestandteil der Vorbereitungsphase. Es gibt nichts zu optimieren, ohne den aktuellen Zustand des Prozesses und die Umgebung zu analysieren.
Es gibt eine große Anzahl von Analysemethoden, hier sind nur einige Beispiele:
- Analyse der Leistungsindikatoren – Wir ermitteln effektive und zu überprüfende Metriken, um eine Vorstellung davon zu erhalten, an welchen Standorten und wie der Prozess optimiert werden kann;
- Benchmarking – Vergleichen Sie das perfekte Muster mit dem, was derzeit in einer Organisation vor sich geht. Als ideales Beispiel können Sie Wettbewerberprozesse verwenden oder nach Analoga in anderen Branchen suchen;
- 5 Warum – eine von Toyota vorgeschlagene Technik, um die Ursache des Problems zu finden. Wir stellen konsequent die Frage „Warum?“ das Problem Schicht für Schicht analysieren, bis die Ursache gefunden ist;
- Zykluszeit messen – Messen Sie die Dauer der Operationen, um die längsten Operationen zu finden;
- Kostenmessung – Wir suchen nach den kostenintensivsten Transaktionen und überlegen, ob wir deren Anzahl oder die damit verbundenen Kosten reduzieren können.
Bei der Auswahl einer Analysemethode sollte der funktionsübergreifende Charakter der operativen Prozesse berücksichtigt werden, die den Hauptgewinn des Unternehmens bringen. Um diese Prozesse zu analysieren, benötigen Sie ein funktionsübergreifendes Team aus IT-Experten, Businessanalysten und Führungskräften verschiedener Abteilungen des Unternehmens. Wenn Sie technische Dokumentation schreiben müssen, um den gesamten Prozess zu optimieren, können Sie diese Aufgabe der Outsourcing technische Dokumentation überlassen, wo Fachleute ihre Arbeit klar und schnell erledigen.
Es ist ebenso wichtig, dass der Prozess vor Beginn der Optimierung beschrieben wird. Die bereits detaillierte Beschreibung des Prozesses eröffnet Möglichkeiten für seine Standardisierung und Wiederholbarkeit.
Die externe Verwaltung von technischen Dokumenten umfasst die folgenden Schritte:
- Analyse aktueller Prozesse: Zunächst müssen Sie die vorhandenen Geschäftsprozesse im Zusammenhang mit der Verwaltung technischer Dokumente analysieren. Sie müssen bestimmen, welche Prozesse optimiert werden müssen und welche Phasen Sie beeinflussen können.
- 2. Definieren von Zielen: Es ist wichtig, Optimierungsziele und die erwarteten Ergebnisse des Dokumentenverwaltungsprozesses zu definieren. Dies kann die Effizienz erhöhen, die Zeit oder den Prozessaufwand reduzieren, die Qualität der Dokumente verbessern usw.
- Auswahl geeigneter Werkzeuge: Es gibt verschiedene Werkzeuge, die bei der Verwaltung von technischen Dokumenten helfen können. Zum Beispiel müssen elektronische Dokumentenmanagementsysteme, Datenbanken, Software zur Prozessautomatisierung usw. das am besten geeignete Werkzeug unter Berücksichtigung der Bedürfnisse und Besonderheiten des Unternehmens auswählen.
- Planung und Umsetzung von Änderungen: Nachdem Sie ein Werkzeug ausgewählt und die erforderlichen Änderungen festgelegt haben, sollten Sie einen Implementierungsplan und -zeitplan erstellen. Möglicherweise müssen Mitarbeiter geschult und Prozesse neu konfiguriert werden. Bei der Umsetzung von Änderungen müssen die Ergebnisse überwacht und bewertet werden, um Ihre Ziele zu erreichen.
- Überwachung und Optimierung: Nach der Umsetzung der Änderungen sollten optimierte Prozesse überwacht und bewertet werden. Bei Bedarf können weitere Anpassungen und Verbesserungen vorgenommen werden, um maximale Ergebnisse zu erzielen.
Vorteile der externen Verwaltung technischer Dokumente:
- Verbesserung der Effizienz
Durch die Optimierung von Prozessen im Zusammenhang mit der Verwaltung technischer Dokumente können Sie Zeit sparen, die Arbeitsqualität verbessern und die Produktivität Ihrer Mitarbeiter verbessern.
- Kosten senken
Durch die Rationalisierung von Prozessen werden die Kosten für das Speichern und Suchen von Dokumenten, das Drucken von Papierkopien, die Weitergabe von Informationen usw. gesenkt.
- Bessere Informationsorganisation
Die externe Verwaltung technischer Dokumente hilft bei der Erstellung einer systematisierten Datenbank, in der Dokumente nach festgelegten Regeln und Verfahren leicht zugänglich, organisiert und gespeichert sind.
- Erhöhte Zuverlässigkeit und Sicherheit
Durch die elektronische Verwaltung technischer Dokumente kann das Risiko von Verlust oder Beschädigung von Dokumenten beseitigt werden. Sie können auch ein Zugangskontrollsystem installieren, um vertrauliche Informationen zu schützen.
- Verbesserung der Kommunikation
Die Einführung eines effektiven Managementsystems für technische Dokumente ermöglicht eine bessere Kommunikation zwischen Mitarbeitern und Abteilungen, erleichtert den Informationsaustausch und die Zusammenarbeit.
Die Optimierung von Geschäftsprozessen durch externe Verwaltung von technischen Dokumenten ist ein wichtiger Bereich, um die Effizienz und Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens zu verbessern, die Kosten zu senken und die Arbeitsqualität zu verbessern. Dies erfordert eine sorgfältige Analyse der aktuellen Prozesse, die Auswahl geeigneter Werkzeuge, die Planung und Umsetzung von Änderungen sowie ständige Überwachung und Optimierung.
