Microsoft EA vs. MCA-E: Was sich 2025 wirklich ändert

Der Umstieg von traditionellen Lizenzmodellen hin zu modernen, cloudbasierten Verträgen stellt viele Unternehmen vor strategische Entscheidungen. Besonders relevant ist dabei die Migration von Microsoft EA nach MCA-E. Mit dem angekündigten Auslaufen des Enterprise Agreement (EA) für bestimmte Unternehmensgrößen rückt das Microsoft Customer Agreement for Enterprises (MCA-E) in den Fokus. In diesem Beitrag klären wir, welche Unterschiede zwischen EA und MCA-E bestehen, welche Auswirkungen die Umstellung hat und wie Unternehmen sich optimal darauf vorbereiten.

Was war das Microsoft EA?

Das Enterprise Agreement (EA) war über viele Jahre hinweg die Standardlösung für Unternehmen mit mindestens 500 Mitarbeitern, die Microsoft-Software in großem Umfang nutzten. Es bot zentrale Verwaltung, volumenbasierte Preisnachlässe sowie flexible Nutzungsrechte. Klassischerweise lief ein EA über drei Jahre und beinhaltete jährliche True-ups zur Anpassung des Lizenzumfangs.

Besonders für IT-Abteilungen bedeutete der EA eine verlässliche Kalkulationsbasis mit vorhersehbaren Kostenstrukturen. Doch mit der zunehmenden Cloud-Nutzung veränderten sich auch die Anforderungen an Lizenzmodelle.

Einführung von MCA-E: Ein neues Modell

Das Microsoft Customer Agreement – Enterprise (MCA-E) ist Teil der neuen kommerziellen Strategie von Microsoft. Dieses Modell wurde entwickelt, um mehr Flexibilität und Transparenz zu bieten und gleichzeitig die Abhängigkeit von langfristigen Verträgen zu reduzieren. Im Gegensatz zum EA gibt es beim MCA-E keine Mindestanzahl an Nutzern und keine Mindestlaufzeit.

Die Beschaffung erfolgt über das Microsoft Commerce System (MCS), was den Prozess digitalisiert und vereinfacht. Kunden erhalten Zugriff auf eine konsolidierte Rechnungsstellung, ein zentrales Portal für Lizenzverwaltung sowie dynamische Skalierbarkeit.

EA vs. MCA-E: Die wichtigsten Unterschiede

Die Migration von Microsoft EA nach MCA-E bringt nicht nur strukturelle Änderungen, sondern auch strategische Vorteile – wenn sie richtig umgesetzt wird.

Warum Microsoft den EA schrittweise beendet

Microsoft verfolgt das Ziel, seine kommerziellen Verträge zu modernisieren und an die cloudbasierte Realität anzupassen. Die klassischen EA-Modelle gelten zunehmend als zu starr. Mit der globalen Umstellung auf Microsoft 365, Azure und andere Cloud-Dienste will Microsoft ein flexibleres, skalierbares Lizenzmodell fördern.

Durch das MCA-E wird zudem der administrative Aufwand reduziert. Anstelle komplexer Vertragsverhandlungen wird der gesamte Prozess über digitale Schnittstellen abgebildet. Auch Sicherheitsaspekte und Governance lassen sich einfacher zentral verwalten.

Vorteile der Migration auf MCA-E

1. Kostenkontrolle und Skalierbarkeit Die verbrauchsbasierte Abrechnung ermöglicht es Unternehmen, ihre Kosten dynamisch an den tatsächlichen Bedarf anzupassen. Bei Rückgang der Nutzerzahlen können Lizenzen einfach abbestellt werden.

2. Zentrale Verwaltung Über das Microsoft Admin Center haben IT-Teams Zugriff auf alle Lizenzen, Rechnungen und Nutzerdaten – konsolidiert und in Echtzeit.

3. Schnellerer Beschaffungsprozess MCA-E eliminiert lange Verhandlungen. Neue Dienste können sofort über das Commerce Center hinzugebucht werden.

4. Flexiblere Vertragsbindung Die monatliche Kündbarkeit erlaubt es Unternehmen, schneller auf neue Geschäftsanforderungen zu reagieren.

5. Mehr Transparenz Der Wegfall von True-ups und Fixverträgen schafft Klarheit über tatsächliche Nutzung und Kosten.

Herausforderungen bei der Umstellung

Trotz vieler Vorteile ist die Migration nicht trivial. Unternehmen müssen unter anderem:

• Bestehende Lizenzen prüfen und übertragen

• Compliance-Vorgaben neu bewerten

• Prozesse und Verantwortlichkeiten anpassen

• Mitarbeitende schulen, um das neue System effektiv zu nutzen

Ein strukturierter Migrationsplan ist daher unerlässlich. Je nach IT-Struktur kann es auch sinnvoll sein, externe Beratung in Anspruch zu nehmen, um Risiken zu minimieren.

Schritte für eine erfolgreiche Migration

1. Bestandsaufnahme der aktuellen Lizenzen Welche Produkte sind über den EA lizenziert? Welche Nutzungsdaten liegen vor?

2. Bedarfsanalyse für zukünftige Nutzung Welche Dienste werden künftig benötigt? Welche Workloads verschieben sich in die Cloud?

3. Planung der Übergangsphase Festlegung eines Migrationszeitplans inklusive Testphase und Schulungen.

4. Technische Umsetzung und Vertragsabschluss Migration der Verträge über das Microsoft Commerce System.

5. Monitoring und Optimierung Nach der Umstellung: Nutzung überwachen, Kosten analysieren, ggf. anpassen.

Fazit

Die Migration von Microsoft EA nach MCA-E ist nicht nur ein technischer Wechsel, sondern ein strategischer Schritt in Richtung moderner IT-Beschaffung. Während EA über Jahrzehnte für Stabilität sorgte, bietet MCA-E mehr Flexibilität, Transparenz und Kontrolle – Eigenschaften, die in einer dynamischen Cloud-Welt unerlässlich sind.

Unternehmen sollten diese Veränderung nicht als reinen Lizenzwechsel verstehen, sondern als Chance zur Optimierung ihrer IT-Strategie. Wer den Übergang frühzeitig und strukturiert angeht, kann von erheblichen Vorteilen profitieren.

FAQs

Was passiert mit bestehenden EA-Verträgen? Bestehende Verträge laufen regulär aus. Eine Verlängerung ist in vielen Fällen nicht mehr möglich – Microsoft empfiehlt die Migration zu MCA-E.

Gibt es Mindestanforderungen für MCA-E? Nein. MCA-E ist für Unternehmen jeder Größe geeignet – ohne Mindestanzahl an Nutzern.

Welche Rolle spielen Microsoft-Partner beim MCA-E? Unternehmen können MCA-E direkt oder weiterhin über autorisierte Partner abschließen, abhängig vom gewünschten Service-Level.

Wie sicher ist der Umstieg? Mit einem klaren Migrationsplan und ggf. Partnerunterstützung ist der Wechsel sicher und effizient umsetzbar.

Gibt es Nachteile gegenüber dem EA? Für Unternehmen, die langfristige Preisstabilität bevorzugen, kann die Flexibilität des MCA-E anfangs ungewohnt sein.