In der jüngeren Vergangenheit hat sich die Art und Weise, wie wir arbeiten, stark verändert. Grund hierfür ist vor allem, dass immer mehr Unternehmen auf flexible Arbeitsmodelle setzen, unter anderem durch das Angebot von flexiblen Arbeitszeiten und Homeoffice. Dementsprechend gewinnt die mobile Zeiterfassung an Bedeutung, da sie als Werkzeug genutzt werden kann, um die Arbeitszeit effizient zu managen.
Mobile Zeiterfassung für flexible Arbeitsmodelle: Die Vorteile
In unserer modernen Welt werden Mobilität sowie Flexibilität im Rahmen von Remote Work immer wichtiger, sodass mobile Zeiterfassungssysteme zahlreiche Vorteile mit sich bringen. Nutzen Mitarbeiter eine mobile Zeiterfassungs-App bringt dies den Vorteil mit sich, dass sie ihre Arbeitszeit an jedem Ort und zu jeder Zeit erfassen können. Auf diese Weise ist eine flexible Gestaltung der Arbeitszeiten und der Arbeitsorte gewährleistet. Vor allem für Berufstätige im Homeoffice und für Mitarbeiter, die häufig geschäftlich unterwegs sind, stellt dies einen großen Vorteil dar. Ein weiterer Vorteil, den die mobile Zeiterfassung mit sich bringt, besteht darin, dass diese einen Echtzeit-Überblick über die geleisteten Arbeitsstunden ermöglicht. Das kann sich nicht nur positiv auf das individuelle Zeitmanagement der Mitarbeiter auswirken, sondern auch zu einer effizienteren Planung von Aufgaben innerhalb des Unternehmens führen. Bei der mobilen Zeiterfassung bringt der Arbeitgeber seinen Mitarbeitern ein gewisses Vertrauen entgegen. Mitarbeiter können dies als Wertschätzung ihnen gegenüber empfinden, sodass sich die Zufriedenheit und Motivation der Angestellten entsprechend verbessert. Dementsprechend sollten Unternehmen alle wichtigen Informationen zur Zeiterfassung kennen.
Die richtige mobile Zeiterfassungs-App auswählen
Damit das mobile Zeiterfassungssystem funktionieren kann, bedarf es einer passenden App. Hierbei gilt es auf verschiedene Kriterien zu achten. Dies ist zum einen die Benutzerfreundlichkeit, welche möglichst intuitiv sein sollte. Nur wenn die App einfach zu bedienen ist, kann sie auch von Mitarbeitern verwendet werden, die technisch nicht besonders affin sind. Je einfacher die Benutzeroberfläche gestaltet ist, desto größer wird die Akzeptanz unter den Mitarbeitern ausfallen. Auch der Funktionsumfang spielt eine große Rolle. Unternehmen sollten eine App wählen, die den individuellen Anforderungen entspricht und über die hierfür erforderlichen Funktionen verfügt. Zu den möglichen Funktionen zählen unter anderem die Möglichkeit zur Projektzuordnung sowie die Erfassung von:
- Arbeitszeiten
- Urlaubstagen
- Überstunden
Wichtig ist außerdem, dass sich die mobile Zeiterfassungs-App nahtlos in bereits bestehende Arbeitsprozesse integrieren lässt. Hierzu gehören relevante Unternehmensanwendungen wie Abrechnungssysteme. Dies ist entscheidend, damit ein effizienter Gesamtworkflow sichergestellt werden kann.
Die mobile Zeiterfassung in bestehende Arbeitsprozesse integrieren
Um die mobile Zeiterfassung effektiv nutzen zu können, bedarf es einer möglichst reibungslosen Integration dieser in bestehende Arbeitsabläufe. Damit die mobile Zeiterfassungs-App auch korrekt verwendet wird, sollte es eine umfangreiche Schulung der Mitarbeiter geben. Auf diese Weise lassen sich viele Fehler vermeiden und die Mitarbeiter können die App ohne Probleme im Arbeitsalltag einsetzen. Bei der mobilen Zeiterfassung müssen stets die individuellen Prozesse innerhalb des Unternehmens berücksichtigt werden. Daher sollte die App flexibel anpassbar sein, um die Software hinsichtlich der jeweiligen Anforderungen verändern zu können. Zudem sollten Unternehmen darauf achten, dass die Einführung einer mobilen Zeiterfassung klar mit den Mitarbeitern kommuniziert wird. Bereits im Vorfeld gilt es, die Angestellten über die Vorteile zu informieren. Es ist empfehlenswert, Feedbackrunden anzubieten, um Verbesserungen vornehmen zu können.
Sicherheit: Datenschutzrichtlinien berücksichtigen
Bei der mobilen Zeiterfassung kommt es zur Erhebung von Mitarbeiterdaten. Diese sensiblen Daten gilt es zu schützen, sodass bei der Auswahl einer mobilen Zeiterfassungs-App darauf geachtet werden muss, dass diese geltende Datenschutzrichtlinien einhält. Das bedeutet unter anderem, dass sensible Mitarbeiterdaten auf eine Weise verschlüsselt werden, die eine sichere Übertragung und Speicherung gewährleistet. Damit Unbefugte keinen Zugriff auf diese Daten erhalten, sollten klare Zugriffsrechte festgelegt werden, sodass nur autorisierte Personen die Daten einsehen können. Um Datenverluste zu vermeiden, können Unternehmen regelmäßige Datensicherungen vornehmen. Dementsprechend sollte die mobile Zeiterfassungs-App über ein Backup- und Wiederherstellungssystem verfügen.
Effektives Zeitmanagement mit mobiler Zeiterfassung
Unternehmen können die mobile Zeiterfassung nicht nur zur Erfassung von Arbeitszeiten verwenden, sondern auch dazu, um das Zeitmanagement zu optimieren.
Arbeitszeiten analysieren
Bei der mobilen Zeiterfassung sammeln Unternehmen Daten, die ausgewertet werden können, um Muster zu erkennen. Die Erkenntnisse hieraus lassen sich nutzen, um die Arbeitszeiten effizienter zu gestalten. Auf diese Weise können Mitarbeiter effizienter eingesetzt und Ressourcen besser geplant werden.
Projektmanagement optimieren
Im Rahmen der mobilen Zeiterfassung haben Unternehmen die Möglichkeit, Arbeitszeiten präzise bestimmten Projekten zuzuordnen. Auf diese Weise kann eine genaue Kalkulation sowie Kontrolle der Kosten erfolgen, wodurch das Projektmanagement entsprechend unterstützt wird.
Prozesse automatisieren
Durch den Einsatz einer mobilen Zeiterfassung lassen sich Pausenzeiten und Überstunden automatisch erfassen. Dies führt zu einer effizienteren Verwaltung und stellt sicher, dass gesetzliche Vorgaben eingehalten werden. Zudem können automatisierte Benachrichtigungen sowie Erinnerungen dazu verwendet werden, um Mitarbeiter rechtzeitig an wichtige Termine und Fristen zu erinnern. Auf diese Weise lassen sich Verzögerungen auf ein Minimum reduzieren und auch die Pünktlichkeit der Mitarbeiter verbessert sich.
