In jedem Unternehmen kommen bestimmte geschäftliche Prozesse zum Einsatz, um Struktur in Tätigkeiten zu bringen und Arbeitsabläufe zu organisieren. Je effizienter die Gestaltung der Geschäftsprozesse ausfällt, desto besser ist ein Unternehmen wettbewerbstechnisch aufgestellt. In diesem Blogbeitrag beleuchten wir daher, wie sich moderne Geschäftsprozesse auf die Wettbewerbsfähigkeit von Firmen auswirken und welche Vorteile diese mit sich bringen.
Das zeichnet moderne Geschäftsprozesse aus
Grundsätzlich basieren geschäftliche Prozesse auf im Unternehmensalltag ausgeführte Tätigkeiten, die im Rahmen eines strukturierten sowie systematischen Ansatzes geplant, gesteuert und überwacht werden. Bei einem modernen Geschäftsprozess handelt es sich um einen Arbeitsablauf, der durch den Einsatz moderner Technologien unterstützt wird. Durch die Integration neuer technologischer Entwicklungen können Unternehmen ihre Prozesse optimieren, was sich positiv auf die betriebliche Effizienz auswirkt und zu entsprechenden Wettbewerbsvorteilen führt.
Vor der Digitalisierung basierten Geschäftsprozesse hauptsächlich auf manueller Arbeit, sodass die Abwicklung der jeweiligen Arbeitsabläufe mit einem großen Zeitaufwand einherging und einen hohen Personalbedarf verursachte. Die Umstellung auf moderne Geschäftsprozesse, im Rahmen derer eine Vielzahl an Prozessen automatisiert und somit effizienter gestaltet wird, ist für Unternehmen daher unerlässlich, um langfristig am Markt zu bestehen.
Integration von Warenwirtschaftssystemen (ERP-Systeme)
Damit moderne Geschäftsprozesse innerhalb eines Unternehmens entstehen können, bedarf es der richtigen Tools. Hierzu zählt unter anderem das sogenannte Warenwirtschaftssystem, welches auch unter dem Begriff Enterprise-Resource-Planning-System (ERP) bekannt ist. Die Integration eines modernen Warenwirtschaftssystems in den Unternehmensalltag bringt den großen Vorteil mit sich, dass sämtliche Geschäftsprozesse von einer zentralen Stelle aus verwaltet werden können. Zudem sorgt ein solches System dafür, dass verschiedene Abteilungen innerhalb des Unternehmens unkompliziert Daten übermitteln und einsehen können, was sich positiv auf die unternehmensinterne Kommunikation auswirkt. Auf diese Weise wird sichergestellt, dass alle Abteilungen und Teams auf die gleichen Informationen zugreifen können, sodass es seltener zu Missverständnissen kommt.
Im Rahmen eines Warenwirtschaftssystems lassen sich ferner einige wiederkehrende Aufgaben automatisieren, wie die Bearbeitung von Rechnungen und Bestellungen. Hierdurch reduziert sich die Anzahl an manuellen Tätigkeiten, was sich positiv auf die Fehleranfälligkeit auswirkt und dafür sorgt, dass sich Mitarbeiter wieder auf wichtigere Aufgaben fokussieren können.
Automatisierungsmöglichkeiten durch Digitalisierung
Es ist wichtig, dass Unternehmen ihre Geschäftsprozesse digitalisieren und aktiv nach Automatisierungsmöglichkeiten suchen, um Optimierungspotenziale auszumachen und die Effizienz der betrieblichen Prozesse zu steigern. Dabei ist die Digitalisierung von Prozessen, unter anderem im Rechnungswesen, von großer Bedeutung. Hier sorgt die Implementierung von elektronischen Rechnungen dafür, dass Rechnungen automatisch erstellt, versendet sowie empfangen werden können. Auch Mahnungen lassen sich durch ein automatisiertes System ohne das Zutun von Mitarbeitern versenden, wodurch sich der Verwaltungsaufwand deutlich reduziert.
Unternehmen sammeln mittlerweile große Mengen an Daten, wobei durch eine Analyse ebendieser Daten wertvolle Erkenntnisse erlangt werden können. Diese lassen sich wiederum nutzen, um einen besseren Einblick in die Bedürfnisse von Kunden zu gewinnen, was das Treffen von fundierten Entscheidungen erlaubt. Durch den Einsatz einer umfassenden Datenanalyse wird somit eine sinnvolle Entscheidungsfindung unterstützt, die auf aktuellen Marktentwicklungen basiert.
Einsatz Cloud-basierter Softwares
Vor allem der Zugriff auf Cloud-basierte Softwarelösungen bringt für Unternehmen große Vorteile mit sich, da lediglich geringe initiale Kosten anfallen. Grund hierfür ist, dass keine eigene IT-Infrastruktur aufgebaut werden muss, da auf die Server des jeweiligen Anbieters zugegriffen werden kann. In der Regel wird ein Abomodell abgeschlossen, bei der eine monatliche Gebühr für die Inanspruchnahme der Services gezahlt wird. Das Abo kann in den meisten Fällen unkompliziert geupgradet werden, was sich positiv auf die Flexibilität von Unternehmen auswirkt und die schnelle Skalierung von Geschäftsprozessen bei hohen Wachstumsraten ermöglicht.
Ein weiterer Vorteil besteht darin, dass Mitarbeiter des Unternehmens zu jeder Zeit und von überall aus Zugriff auf relevante Dokumente haben, da lediglich eine funktionierende Internetverbindung benötigt wird. Dies unterstützt Remote Work und kann die Attraktivität als Arbeitgeber erhöhen.
Implementierung eines Kundenbeziehungsmanagements (CRM)
Eine positive Beziehung zu Kunden zu etablieren, ist für Unternehmen von größter Bedeutung, damit diese langfristig an die Firma gebunden werden. Hierbei kann ein sogenanntes CRM-System unterstützen, das für eine einfache Verwaltung von Kundendaten sorgt. Möglich ist dies dadurch, dass ein solches System allerhand Daten von Kunden sammelt und sie über eine zentrale Stelle erfasst, sodass stets Zugriff auf relevante Kundendaten besteht. Auf diese Weise können Unternehmen personalisierte Angebote entwickeln, die genau auf die Bedürfnisse von Kunden zugeschnitten sind, was sich maßgeblich auf die Kundenzufriedenheit auswirkt.
