In der heutigen Zeit setzen immer mehr Unternehmen auf die Vorteile einer modernen Zeiterfassung. Und das aus gutem Grund!
Unabhängig davon, welche Art der Zeiterfassung gewählt wird, können sowohl Mitarbeiter als auch Geschäftsleitung auf unterschiedlichen Ebenen profitieren. Aber welche Vorteile bietet eine moderne Zeiterfassung eigentlich genau? Und worauf sollte man bei der Suche nach der passenden Variante achten?
Ein „besser“ oder ein „schlechter“ gibt es hier eigentlich nicht. Stattdessen ist es als Unternehmen immer wichtig, sich mit den eigenen Erwartungen auseinanderzusetzen. Wer sich über diese bewusst ist, hat die Möglichkeit, sich für ein Programm zu entscheiden, das ideal zu den jeweiligen Bedürfnissen passt.
Die folgenden Abschnitte zeigen auf, wie Unternehmen, die auf eine moderne Zeiterfassung setzen, nachhaltig profitieren können.
Vorteil Nr. 1: Eine einfachere Lohnabrechnung
Vor allem dann, wenn in einem Unternehmen mehrere hundert Mitarbeiter tätig sind, stellen sich viele Verantwortliche die Frage, wie sie die Lohnabrechnung noch weiter vereinfachen könnten. Das Zeiterfassung-Optimieren mit papershift.com hat sich für viele insofern als praktisch erwiesen, als dass es hier möglich ist, Arbeitszeiten und Überstunden automatisch auszurechnen und zu übertragen. Es braucht danach nur wenige Augenblicke, um Mitarbeiter zum Beispiel über den Status Quo ihrer Plus- oder Minusstunden aufzuklären.
Der Pflegeaufwand des Systems ist vergleichsweise gering, sodass die Option eine wunderbare Möglichkeit darstellt, die komplette Zeiterfassung effizienter zu gestalten.
Vorteil Nr. 2: Ein hohes Maß an Transparenz
Transparenz spielt nicht nur bei der Nutzung von smarten Organisationstools, sondern auch beim Erfassen von Arbeitszeiten eine besonders wichtige Rolle. Immerhin haben Mitarbeiter letztendlich auch ein Recht darauf, zu erfahren, wie sich das Ergebnis ihres Stundenkontos berechnet.
Die digitale Zeiterfassung hat sich in diesem Zusammenhang bewährt. Wer sich für ein modernes, zertifiziertes System entscheidet, stellt auch ganz nebenbei sicher, dass er rechtlich korrekt handelt.
Im Rahmen einer Betriebsprüfung ist es immerhin möglich, dass Arbeitgeber aufzeigen müssen, ob ihre Mitarbeiter ausreichend lange Pausen eingehalten haben. Auch Fragen, wie zum Beispiel „Wann hat wer wie lange gearbeitet?“ und „Wie viel Urlaub wurde bereits genommen?“ können auf der Basis der modernen Systeme leicht und mit wenigen Klicks beantwortet werden.
Je nachdem, welche Rechte in diesem Zusammenhang vergeben wurden, ist es auch möglich, den betreffenden Mitarbeitern selbst Zugriff auf deren Daten zu ermöglichen. Selbstverständlich ohne die Vorgaben mit Hinblick auf einen verlässlichen Datenschutz zu vernachlässigen.
Vorteil Nr. 3: Eine bessere Planung von Einsätzen
Wer weiß, wie viel Überstunden ein Mitarbeiter angesammelt hat, wann er Urlaub nehmen möchte und wie er im Allgemeinen verfügbar ist, kann seinen Personaleinsatz besser planen.
Aufgrund der Tatsache, dass moderne Zeiterfassungssysteme dazu in der Lage sind, ganz genau abzurechnen, stellt eine Anzeige auf der Basis von Echtzeitdaten in der Regel kein Problem dar. Sollte sich dann im hektischen Alltag zeigen, dass es nötig wird, aufgrund einer entsprechenden Auftragslage weitere Mitarbeiter einzuspannen, gestaltet sich genau das vollkommen unkompliziert.
Und natürlich erlauben solche Systeme auch einen Blick in die Vergangenheit. Verantwortliche, die sich dann ein wenig Zeit nehmen, um die entsprechenden Daten zu analysieren, erkennen oft schnell, wo sich gegebenenfalls mit Hinblick auf den Bereich der Personalplanung Optimierungspotenzial verbirgt.
Fazit
Gleitzeitmodelle, auf deren Basis Überstunden, Minusstunden und Pausen dokumentiert werden, sind nicht neu. Die Auswahl an verschiedenen Programmen, die den verantwortlichen Personen die Arbeit erleichtern, ist im Laufe der Zeit jedoch immer vielseitiger geworden.
Auch die Digitalisierung spielt in diesem Zusammenhang eine wichtige Rolle. Schon lange ist es eigentlich nicht mehr üblich, Arbeitszeiten von Hand einzutragen. Stattdessen sorgen moderne Stempelsysteme für maximale Transparenz.
Um Missverständnissen vorzubeugen, ist es wichtig, sich eingehend mit den unternehmensinternen Vorgaben zum Thema Stundenkonto auseinanderzusetzen. So ist es beispielsweise in einigen Abteilungen Pflicht, seine angesammelten Überstunden bis zum Ende des Folgemonats wieder abgebaut zu haben. Informationen hierzu finden sich im Arbeitsvertrag. Einige Unternehmen bieten ihren Mitarbeitern auch die Möglichkeit, sich Überstunden auszahlen zu lassen. Vor allem Gehaltsverhandlungen können – auch schon beim Vorstellungsgespräch – dazu genutzt werden, hier gegebenenfalls einen Kompromiss zu finden, mit dem beide Seiten zufrieden sind.
