Aufbewahrungsfrist für die Steuerunterlagen

Ob Arztrechnungen, Steuerbescheide, Quittungen oder Versicherungsbescheide – die Deutschen heben gefühlt alle Unterlagen auf. Doch welche Papiere müssen auch gesetzlich aufgehoben werden und wie wird zwischen Privatpersonen und Unternehmen unterschieden? Vor allem in Bezug auf Steuerunterlagen ist dies eine wichtige Frage, die im nachfolgenden Artikel beantwortet wird.

Aufbewahrungsfrist: Wie lange muss ich Steuerunterlagen aufheben?

Bei der Frage, wie lange Steuerbescheide aufgehoben werden müssen, sollten Sie zwischen Privatpersonen und Unternehmen unterscheiden. Außerdem ist relevant, um welche Art von Unterlagen es sich handelt, also beispielsweise um Kontoauszüge, Steuerbescheide oder andere Unterlagen.

Die Regeln fallen unterschiedlich aus und liegen bei keiner Aufbewahrungsfrist bis hin zu zehn Jahren, in denen Unterlagen aufgehoben werden müssen.

Wie lange müssen Privatpersonen ihre Steuerunterlagen aufheben?

Wenn Sie als Privatperson Ihre Steuererklärung einreichen, sollten Sie alle dazugehörigen Belege unbedingt aufbewahren, bis der Steuerbescheid kommt. Dazu zählen:

• Quittungen von der Apotheke
• Rechnungen für Büromaterial
• Zuwendungsbestätigungen
• und alle anderen Nachweise für Dinge, die Sie in Ihrer Steuererklärung geltend gemacht haben

Das zuständige Finanzamt ist berechtigt, die Belege jederzeit anzufordern. Beachten Sie den Hinweis, der im Steuerbescheid steht. Ist dort ein Vorläufigkeitsvermerk notiert oder wurde der Steuerbescheid unter Vorbehalt versandt, sollten Sie die Steuerunterlagen unbedingt noch länger aufheben.

Möchten Sie Einspruch gegen einen Bescheid einlegen, müssen Sie die dazugehörigen Belege ebenfalls weiterhin archivieren. Eine gute Zeitspanne sind vier Jahre, in denen Sie als Privatperson Steuerunterlagen aufheben sollten.

Rentenbelege nicht vergessen

Unterlagen, die für die Rente wichtig sein könnten, sollten Sie unbedingt bis zur Rente aufbewahren. Nicht immer ist klar ersichtlich, welche Unterlagen hierfür wichtig sind. Heften Sie daher am besten alles ab, was Ihre Berufsausbildung, Sozialleistungen oder Versicherungszeiten betrifft. Auf diese Weise können Sie ohne Lücken Ihren Werdegang und Berufsweg belegen.

Versicherungsunterlagen

Sie sollten auch Versicherungsunterlagen erst einmal nicht wegwerfen. Sie müssen diese Unterlagen grundsätzlich immer aufbewahren, solange der Vertrag noch läuft. Darüber hinaus ist es ratsam, die Unterlagen noch einige Jahre zu behalten.

Beachten Sie, dass Sie bei einer Rentenversicherung den Versicherungsschein auch länger behalten sollten – auch nach der Ansparphase kann dieser noch wichtig sein.

Für Privatpersonen gibt es nur in seltenen Fällen eine gesetzliche Aufbewahrungsfrist für Kontoauszüge. Sie können diese aber teilweise als Nachweis für Zahlungen verwenden, beispielsweise für Handwerker-Rechnungen oder für die Miete.

Es wird daher empfohlen, private Kontoauszüge vier Jahre aufzubewahren.

Aufbewahrung von Rechnungen

Sind Sie Hausbesitzer oder Mieter und haben eine Rechnung eines Handwerkers erhalten, sollten Sie diese zwei Jahre lang aufbewahren. Gleiches gilt auch für Rechnungen anderer Dienstleister. Experten empfehlen aber auch hier eher vier Jahre.

Kann man Unterlagen nachfordern, wenn sie weg sind?

Haben Sie Steuerunterlagen und andere wichtige Belege aus Versehen geschreddert oder weggeworfen? Dann können Sie diese zumindest teilweise bei den zuständigen Behörden oder Personen nachfordern. In der Regel ist die Nachbestellung der Unterlagen problemlos möglich, teilweise aber mit Gebühren verbunden.

Was ist mit elektronisch versandten Steuerunterlagen?

Wenn Sie beispielsweise Ihre Steuererklärung elektronisch eingereicht haben, dann sind natürlich erst einmal keine materiellen Unterlagen vorhanden. Ab dem 1. Januar 2023 hat die Finanzverwaltung durch das Bürokratieentlastungsgesetz III (kurz BEG) das Recht, dass Steuerdaten durch ein Datenverarbeitungssystem eingesehen werden dürfen.

Die Verwaltung darf außerdem die Nutzung des elektronischen Systems verlangen, sodass ein Prüfer die Daten von Ihnen verlangen darf (zum Beispiel in Form eines externen Datenträgers).

Diese Datensysteme mussten nach bisherigem Recht sogar dann noch über zehn Jahre aufbewahrt werden, wenn Sie das System wechseln oder die Daten auslagern. Nun sind Sie als Steuerpflichtige nur noch fünf Jahre verpflichtet, die Daten digital zu speichern. Zu beachten ist hier, dass es nur für Daten gilt, bei denen die Aufbewahrungsfrist ab dem 1. Januar 2020 beginnt.

Die Aufbewahrungsfrist von Steuerunterlagen für Unternehmen

Firmen haben eine längere Aufbewahrungsfrist. Diese liegt für Geschäftsbücher, aber auch für Bilanzen, Inventare und mehr, bei zehn Jahren. Hier kommt es darauf an, ob die Unterlagen als Buchungsgrundlage dienen. Wenn ja, müssen sie zehn Jahre aufbewahrt werden. Wenn nein, dann reichen auch sechs Jahre. Im Zweifel sollten die Unterlagen aber einfach mindestens zehn Jahre aufbewahrt werden, sodass Sie stets auf der sicheren Seite sind.

Wie lange müssen Selbstständige ihre Steuerunterlagen aufheben?

Privatpersonen und Unternehmen haben teils ganz andere Vorgaben, wenn es um die Aufbewahrungsfrist für Steuerunterlagen geht. Doch wie lange müssen Selbstständige die Steuerunterlagen aufheben? Grundsätzlich gelten hier zwei Aufbewahrungsfristen:

• Sechs Jahre: Unterlagen, die relevant für die Steuererklärung sind (geschäftliche Korrespondenz, Angebote, Mahnungen, Konferenzeinladungen), Listen über Arbeitszeiten, Fahrtenbücher oder Reisekostenabrechnungen
• Zehn Jahre: klassische Steuerunterlagen (bezahlte Rechnungen, geschriebene Rechnungen, Steuererklärung, Unterlagen zum Vermögen und zu Schulden, Umsatzsteuervoranmeldung, Geschäftsbelege, Anmeldungen beim Zoll)

Fazit zu Aufbewahrungsfristen von Steuerunterlagen

Es gibt unzählige Regelungen, aber auch Ausnahmen, sodass eine sehr einheitliche Aussage bezüglich der Aufbewahrungsfrist nicht möglich ist. Grob gesagt:

Privat:

• heben Sie alle Belege für die Steuererklärung auf, bis die Steuererklärung vollständig (nicht nur vorläufig) abgeschlossen ist
• heben Sie Belege und Rechnungen von Handwerkern und anderen Dienstleistungen zwei Jahre auf
• heben Sie Ihre Steuererklärungen zehn Jahre lang auf
• heben Sie Prozessakten, Mahnbescheide und Urteile 30 Jahre auf
• heben Sie Urkunden, Zeugnisse, ärztliche Gutachten, Bescheinigungen und Unterlagen zur Rentenberechnung stets das gesamte Leben lang auf

Unternehmen:

• bewahren Sie alle steuerlich relevanten Unterlagen wie Korrespondenz, Angebote oder Fahrtenbücher mindestens sechs Jahre
• Steuererklärungen, Rechnungen oder Geschäftsbelege sollten Sie zehn Jahre aufbewahren

In beiden Fällen gilt jedoch: Im Zweifel sollten Sie alle Unterlagen länger aufheben, dann sind Sie auf der sicheren Seite.

FAQ – Aufbewahrungsfrist für Steuerunterlagen

Wann kann ich Steuerunterlagen wegwerfen?

Wie lange die Steuerunterlagen und andere Dokumente aufgehoben werden müssen, hängt davon ab, ob Sie eine Privatperson, selbstständig sind oder ein Unternehmen führen. Die Art der Unterlagen ist ebenfalls relevant, sodass es entweder keine Aufbewahrungsfrist gibt, nur Empfehlungen für eine Lagerung oder vorgeschriebene Fristen von zwei, vier, sechs oder sogar zehn Jahren.

Wie lange muss ich die Steuererklärung aufheben?

Als Privatperson sollten Sie die Steuererklärung mindestens zehn Jahre lang aufbewahren. Gleiches gilt auch für Unternehmen. Es gibt keine gesetzliche Anforderung, sondern es handelt sich um eine Empfehlung, da das Finanzamt Steuerhinterziehung für zehn Jahre lang ahnden könnte.

Wie ist die Aufbewahrungsfrist von Steuerunterlagen für Unternehmen?

Geschäftsunterlagen müssen sechs oder zehn Jahre aufbewahrt werden. Auch hier sind Sie auf der sicheren Seite, wenn Sie die relevanten Steuerunterlagen mindestens zehn Jahre aufbewahren.