Grundsätzlich versteht man unter Betriebsausgaben sämtliche Ausgaben, die für das eigene Unternehmen getätigt werden. Damit es später zu keinem Streit mit dem Finanzamt kommt, müssen diese jedoch richtig dokumentiert werden. Doch was müssen Finanzverantwortliche bei der Dokumentation von Betriebsausgaben alles berücksichtigen und welche Fehler gilt es bei der Umsetzung zu vermeiden? Diese Frage beantwortet der folgende Beitrag.
Warum die Dokumentation von Betriebsausgaben wichtig ist
Jedes Unternehmen tätigt Ausgaben, um weiteres unternehmerisches Wachstum zu finanzieren. Zu den in den meisten Unternehmen anfallenden betrieblichen Ausgaben zählen unter anderem:
- Kosten für die Büromiete
- Ausgaben für Löhne und Gehälter von Mitarbeitern
- Aufwendungen für erforderliche Software
- Ausgaben für die Ausstattung von Lager und Büro
Betriebsausgaben bringen steuerliche Vorteile mit sich, wenn sie von den betrieblichen Einnahmen abgesetzt werden. Das liegt daran, dass sie den Gewinn des Unternehmens verringern, der für die zu zahlende Steuer angesetzt wird. Allerdings dürfen nicht alle betrieblich veranlassten Ausgaben vollständig von der Steuer abgezogen werden und kommt es bei der Dokumentation von Betriebsausgaben zu Fehlern, zahlen Unternehmen unter Umständen weniger Steuern als sie eigentlich müssten. Ungereimtheiten führen schlimmstenfalls zu unangenehmen Nachfragen des Finanzamts oder sogar zu einer Betriebsprüfung. Eine solche möchten die meisten Unternehmen vermeiden, weshalb eine sorgfältige Dokumentation außerordentlich wichtig ist.
Vollständig absetzbare Betriebsausgaben
Es gibt Betriebsausgaben, die vollständig von der Steuer abgesetzt werden dürfen und solche, die nur zum Teil als Gewinnminderung geltend gemacht werden können. Dienen Ausgaben ausschließlich unternehmensrelevanten Zwecken, sind sie in der Regel sofort und in voller Höhe absetzbar. Zu Ausgaben dieser Art zählen unter anderem:
- Ausgaben für benötigtes Material und Personal
- Abschreibungen von betrieblich genutzten Maschinen
- Ausgaben für erforderliche Weiterbildungen von Mitarbeitern
- Aufwendungen für die Instandhaltung von Büro- und Lagerräumen
- Ausgaben für betriebliche Versicherungen
Allerdings dürfen Betriebsausgaben nicht vollständig abgesetzt werden, wenn in Zweifel steht, ob diese auch tatsächlich ausschließlich für betriebliche Zwecke genutzt werden. Bei einigen Ausgabeposten geht der Gesetzgeber davon aus, dass diese zumindest zum Teil privat veranlasst sind.
Begrenzt absetzbare Betriebsausgaben
Zu den Betriebsausgaben, die lediglich anteilig steuerlich geltend gemacht werden dürfen, gehören unter anderem die Bewirtungskosten. Das liegt daran, dass der Gesetzgeber vermutet, dass ein Restaurantbesuch, auch wenn diesem ein geschäftlicher Anlass zugrunde liegt, immer auch anteilig privat begründet ist. In der Praxis bedeutet das, dass bei einem Geschäftsessen lediglich 70 Prozent des Nettobetrags steuerlich abgesetzt werden dürfen. (Die Vorsteuer darf allerdings vollständig steuerlich geltend gemacht werden.)
In Gänze absetzbar sind Bewirtungskosten nur dann, wenn eigene Mitarbeiter bewirtet werden. Selbst Trinkgelder dürfen als Betriebsausgabe deklariert werden, sofern diese durch eine Quittung nachgewiesen werden. Zu weiteren Betriebsausgaben, die nicht vollständig von der Steuer abgezogen werden dürfen, zählen unter anderem:
- Reisekosten
- Ausgaben für Firmen- und Dienstwagen
- Geschenke in Höhe von über 50 Euro
- Mobilitätskosten für den Weg zur Arbeit
Hinweis: Bei Reisekosten spielt eine wesentliche Rolle, ob diese ausschließlich geschäftlich genutzt wird, oder ob auch private Anteile enthalten sind.
Die Bedeutung von Belegen und Nachweisen
Unternehmen müssen nicht nur die Unterschiede zwischen vollständig sowie anteilig abzugsfähigen Betriebsausgaben und deren jeweilige Besonderheiten kennen, sondern auch Nachweise erbringen, damit diese tatsächlich steuerlich absetzbar sind. Grund dafür ist, dass das Finanzamt die Steuern nicht aufgrund von losen Behauptungen festlegt, sondern Belege und Nachweise der angefallenen Ausgaben anfordert. Auf diese Weise kann sichergestellt werden, dass die eingereichte Steuererklärung auch der Wahrheit entspricht.
In der Buchhaltung gelten die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff). Diese geben unter anderem vor, dass Nachweise bezüglich steuerlich relevanter Vorgänge aufgehoben und bei Bedarf dem zuständigen Finanzamt vorgelegt werden müssen. Insbesondere bei Geschäftsfällen, bei denen betrieblicher sowie privater Anteil mitunter strittig sind, sollte dem Finanzamt eine lückenlose und sorgfältige Dokumentation vorgelegt werden.
Einführung einer Rechnungssoftware
Vielen Selbstständigen und Unternehmen fällt es schwer, den Überblick über sämtliche finanzielle Transaktionen zu behalten und diese korrekt zu verbuchen. Hier schafft eine moderne Rechnungssoftware Abhilfe, mit der viele Prozesse innerhalb der Buchhaltung automatisiert werden. Zu diesen zählen unter anderem:
- Erstellung von Rechnungen
- Versand von Zahlungserinnerungen
- Empfang und Verwaltung von eingehenden Rechnungen
- Erstellung von Berichten und Analysen
Dies sorgt für eine deutliche Reduzierung des manuellen Aufwands, was wiederum zu einer Effizienzsteigerung innerhalb der Buchhaltung führt und Unternehmer sowie Mitarbeiter können sich verstärkt auf das Kerngeschäft konzentrieren. Ein weiterer Vorteil besteht in einer verringerten Fehleranfälligkeit, da es bei der Eingabe durch eine Software zu keinen fehlerhaften Eingaben aufgrund von Unkonzentriertheit kommt. Zudem werden sämtliche gesetzliche Vorgaben bei der Erstellung und Verwaltung von Rechnungen berücksichtigt, womit es zu keinem Ärger mit dem Finanzamt kommen sollte.
