Vorstellungsgespräch: Ablauf, Tipps & Beispiele

Inhaltsverzeichnis

Werden Sie zum Vorstellungsgespräch eingeladen, dann ist es das Ziel beider Parteien, sowohl das Unternehmen als auch den potenziellen Arbeitnehmer kennenzulernen. Hierfür werden oft zahlreiche Fragen gestellt, auf die Sie sich individuell vorbereiten sollten.

Generell unterteilen sich Bewerbungsgespräch meist in fünf Phasen, die jedoch nicht immer in einer einheitlichen Reihenfolge ablaufen. Mehr über den Ablauf eines Vorstellungsgespräches verrät dieser Artikel.

Vorstellungsgespräch Ablauf: Der typische Ablauf eines Bewerbungsgesprächs

Das Ziel des Gesprächs und auch der nachfolgend vorgestellten fünf Phasen ist es, eine Vorstellung vom potenziellen Mitarbeiter zu bekommen. Außerdem geht es um Fragen an und vom Bewerber sowie eine Selbstpräsentation, damit das Unternehmen einen Eindruck erhält, wer künftig die Stelle besetzen soll.

Vorstellungsgespräch Ablauf – die klassischen 5 Phasen

Insgesamt ist ein Bewerbungsgespräch vornehmlich in fünf Phasen unterteilt, die irgendwann im Laufe des Gesprächs auftauchen.

Phase 1 – Small Talk

Nach einer Begrüßung startet das Vorstellungsgespräch größtenteils mit einer kleinen Small-Talk-Phase. Das können zum Beispiel Fragen danach sein, ob man den Weg gut finden konnte oder allgemein auch, wie es dem Bewerber geht. Dieser Einstieg wirkt auf den ersten Blick sehr belanglos, aber es ist ideal, um das sprichwörtliche Eis zu brechen.

Tipp: Wenn es Probleme gab, um beispielsweise den Weg zu finden, sollte man diese Hindernisse trotzdem nicht ansprechen. Zudem ist es ratsam, nicht zu locker zu sein, obwohl es sich um Small Talk handelt. Personaler gewinnen schon innerhalb der ersten paar Sätze einen guten Eindruck vom Bewerber.

Phase 2 – Arbeitgeber-Vorstellung

Nach einer Einstiegsphase geht es oftmals damit weiter, dass sich der Arbeitgeber beziehungsweise die Person, mit der Sie sprechen, noch einmal vorstellt. Dazu gehört auch eine kleine Präsentation des Unternehmens.

Sie sollten diese Fakten natürlich schon kennen, da Sie sich auf das Vorstellungsgespräch vorbereitet haben. Dennoch kann es sein, dass Sie auch noch etwas Neues erfahren. Bestandteil dieser Vorstellung ist meist:

Entstehungsgeschichte des Unternehmens
die Größe der Firma
die Anzahl der Mitarbeiter
unterschiedliche Abteilungen
Besonderheiten

Oft fassen Personaler an der Stelle auch kurz die Eckdaten der jeweiligen zu besetzenden Stelle zusammen.

An dieser Stelle können Bewerber direkt einen Eindruck davon erhalten, ob das Unternehmen wie erwartet ist. Stimmt der Ersteindruck und entspricht der Arbeitgeber den eigenen Vorstellungen? Darauf kommt es im Vorstellungsgespräch natürlich ebenfalls an.

Tipp: Hören Sie während der Präsentation aufmerksam zu, halten Sie dabei dem Blickkontakt stand und nicken Sie gelegentlich. Merken Sie sich auch, falls Sie Rückfragen dazu haben – meist ist für Fragen später Gelegenheit.

Phase 3 – Fragen des Personalers und Selbstpräsentation

Bei einem klassischen Ablauf kommt nun Phase 3. Diese besteht in der Regel aus drei Aspekten:

Selbstpräsentation:

Nachdem der Personaler noch einmal das Unternehmen vorgestellt hat, bittet er oder sie oft, dass sich nun der Bewerber vorstellt. Dies ist in der Regel schon Phase 3. Sie sollen vielleicht nur ein wenig über sich erzählen oder ihren Werdegang darstellen. Die Formulierung hierfür kann variieren.

Sie geben Ihrem Gegenüber einen Überblick über:

Ihr Alter (optional)
Ihre Herkunft (optional)
Ihre Ausbildung
eventuelle Praktika (wenn Job-relevant)
Ihre bisherigen Jobs und Erfahrungen (nur Relevantes)
besondere Meilensteine, Erfolge, Schwerpunkte und Zusatzqualifikationen (nur Job-relevantes)
Stärken und Talente (die für die Stelle relevant sind)

Wichtig: Achten Sie darauf, dass eine Selbstpräsentation nie länger als ungefähr fünf Minuten dauert. Sie sollte auf keinen Fall langatmig sein. Fassen Sie alles Wichtige und idealerweise auch nur für die Stelle Relevantes zusammen. Üben Sie die Präsentation vorher vor dem Spiegel oder einem Freund!

Fragen und Antworten:

Nach Ihrer Präsentation starten in der Regel die Fragen des Personalers. Der Umfang und auch die genauen Fragen können dabei immens variieren:

Allgemeines: Es gibt zum Beispiel allgemeine Fragen, warum ein Bewerber die Stelle möchte oder warum man sich überhaupt für diesen Job interessiert. Auch allgemeine Rückfragen, warum man einen Beruf ergriffen hat oder was die Motivation ist, können dazu gehören.
Stärken und Schwächen: Viele Fragen zielen darauf ab, dass Personaler sowohl die Stärken eines Bewerbers als auch eventuelle Schwächen herausfinden und einschätzen können.
Spezifische Fragen: Personaler stellen oft auch ganz spezielle Fragen, bei denen zum Beispiel Arbeitsabläufe oder Methoden beschrieben werden sollen. Das hilft einzuschätzen, wie ein Bewerber in bestimmten Situationen reagiert oder vorgehen würde.

Eventuell könnten auch Fragen zu den Fähigkeiten, zur Einstellung oder zu Kenntnissen auftauchen. Alle Fragen zielen darauf ab, den Bewerber kennenzulernen, aber auch die Motivation, Arbeitsweise und Zielsetzungen einzuschätzen. Beachten Sie, dass möglicherweise auch Rückfragen zu Ihrer Präsentation gestellt werden. Seien Sie also am besten auf alles vorbereitet!

Tipp: Bereiten Sie sich individuell auf diese Fragen vor. Es ist wichtig, dass Sie Ihre Motivation kennen, Stärken und Schwächen benennen können und dass Sie sich auch in abstrakte Situationen hineinversetzen können, um zu erläutern, wie Sie im späteren Job in bestimmten Situationen vorgehen würden.

Phase 4 – Rückfragen des Bewerbers

Nachdem der Arbeitgeber Fragen gestellt hat, sind Sie nun an der Reihe. Üblicherweise erhalten Sie kurz vor dem Ende die Chance, selbst Fragen zu stellen. Bereiten Sie am besten schon vor dem Vorstellungsgespräch ungefähr fünf mögliche Fragen vor.

Wichtig:

Stellen Sie auf keinen Fall eine dieser Fragen, wenn sie schon in der Präsentation des Unternehmens beantwortet wurde. Das würde zeigen, dass Sie nicht aufmerksam zugehört haben.
Stellen Sie unbedingt mindestens eine Frage, denn das signalisiert Interesse am Unternehmen.
Stellen Sie umgekehrt aber auch nicht zu viele Fragen, damit könnten Sie für Ihr Gegenüber zu anstrengend wirken.

Sie könnten zum Beispiel (falls noch nicht selbstständig erwähnt) nach Arbeitsabläufen, Methoden oder Strukturen fragen, oder die Zusammenarbeit verschiedener Abteilungen ansprechen.

Sie können unter Umständen nach dem Führungsstil oder nach Fördermöglichkeiten fragen. Es kommt hier aber durchaus auf Fingerspitzengefühl an, da Sie nicht zu forsch wirken sollten.

Phase 5 – Abschluss

Bleiben Sie bis zum Ende des Gesprächs stets souverän und freundlich. Werden Sie nicht am Ende noch nervös. Wenn es noch nicht besprochen wurde, könnten Sie abschließend fragen, wie der nächste Schritt im Prozess aussähe oder (forscher formuliert) wann Sie mit einer Rückmeldung rechnen könnten.

Sie bedanken sich außerdem für das Gespräch und die entgegengebrachte Zeit. Verabschieden Sie sich mit einem festen Händedruck und einem freundlichen Gesichtsausdruck.

Zusammengefasst

Ob es fünf oder sieben Phasen sind und in welcher Reihenfolge diese stattfinden, ist ganz variabel. In den meisten Vorstellungsgesprächen geht es inhaltlich meist um diese Dinge:

ein wenig Small Talk zum Start
Vorstellung des Bewerbers
Vorstellung des Unternehmens
Fragen an den Bewerber
Fragen vom Bewerber
Organisatorisches
Verabschiedung

Nach dem ersten Vorstellungsgespräch

Nach dem Gespräch sollten Sie idealerweise darüber nachdenken, was dabei gut gelaufen ist und womit Sie sehr zufrieden waren. Vielleicht finden Sie auch Dinge, die Ihrer Ansicht nach nicht so gut gelaufen sind.

Sie können so für sich selbst herausfinden, wo vielleicht für künftige Vorstellungsgespräche noch Optimierungspotenzial vorhanden ist.

Tipp: Einige Bewerber verfassen nach einem Vorstellungsgespräch ein schriftliches Dankschreiben. Sie bedanken sich auch hier noch einmal für die Einladung und bringen erneut Ihren Wunsch und Ihre Motivation für den Job zum Ausdruck. Eine einfache E-Mail reicht hierfür aus, kann aber durchaus Eindruck machen.

Nun heißt es warten! Bedrängen Sie Personaler nicht, wenn es ein wenig länger dauert. Sie sollten mindestens drei Wochen abwarten, ehe Sie eine erste Rückfrage stellen.

Der Ablauf eines zweiten Vorstellungsgespräches

Werden Sie vom selben Unternehmen zum zweiten Mal zum Vorstellungsgespräch eingeladen, ist das grundlegend ein gutes Zeichen. Auch hierfür sollten Sie sich individuell vorbereiten, aber einige Punkte beachten, die sich vom ersten Gespräch unterscheiden.

Wichtig: In dieser zweiten Runde werden meist die besten Bewerber noch einmal gegeneinander geprüft, um eine endgültige Entscheidung zu treffen. Sie haben zwar schon die Erwartungen erfüllt, aber auch eventuell viel Konkurrenz.

Im ersten Gespräch ging es überwiegend darum, zu testen, wie Ihre grundlegenden Kompetenzen für die Stelle sind. Personaler wollen ein Gefühl für Sie bekommen und entscheiden, ob Sie zum Job und zum Unternehmen passen könnten.

Wenn Sie für das zweite Gespräch eingeladen wurden, passen Sie offenbar in das Profil. Nun möchte man genauer einschätzen, wem man die Position anbieten möchte. Es kommt vor allem auf die Frage an, was Sie von anderen Bewerbern unterscheidet.

Bei den Fragen wird es also vorrangig um Ihren Arbeitsstil oder um spezifische Erfahrungen und Fähigkeiten gehen. Eventuell treffen Sie auch mit potenziellen Vorgesetzten zusammen, damit eingeschätzt werden kann, ob die sprichwörtliche Chemie stimmt.

Je nach Jobsituation kann es sein, dass Sie im Vorfeld eines zweiten Vorstellungsgespräches eine Präsentation oder einen Bericht vorbereiten müssen. Dies würde dann im Gespräch besprochen werden.

Zusammengefasst:

das zweite Gespräch dient der Konkretisierung – was hebt Sie von anderen Bewerbern ab?
eventuell müssen Sie vorher einen Bericht oder eine Präsentation vorbereiten
vielleicht treffen Sie auf weitere Mitarbeiter des Unternehmens, um die gegenseitige Chemie zu testen
es wird unter Umständen verstärkt auf Schwächen und Arbeitsstile eingegangen
im zweiten Gespräch erhöht sich oft der Druck, um herauszufinden, wie Bewerber in Druck- oder Stresssituationen reagieren

Um sich auf das zweite, meist deutlich intensivere Gespräch vorzubereiten, sollten Sie so viel wie möglich über das Unternehmen und die Arbeitsweise der Firma recherchieren. Seien Sie bestmöglich vorbereitet, um zu belegen, dass Sie die beste und qualifizierteste Person für diese Stelle sind.

Mögliche Fragen, die Ihnen gestellt werden könnten:

Was könnte das Unternehmen Ihrer Meinung nach besser machen?
Was sind Ihre Ziele in Ihrer beruflichen Karriere?
Warum sollten wir uns für Sie entscheiden?

Man möchte herausfinden, ob Sie sich mit dem Unternehmen beschäftigt haben und vielleicht sogar Impulse haben. Trauen Sie sich bei solch einer Frage, Ideen einzubringen.

Benennen Sie außerdem Ihre Karriereziele und bei der sehr beliebten „Warum Sie“-Frage können Sie noch einmal zusammenfassen, was Sie ausmacht. Hier kommt es vor allem darauf an, dass Sie Begeisterung und Enthusiasmus zeigen.

Ablauf eines Bewerbungsgesprächs – die Dauer

Auf den ersten Blick wirkt beim Bewerbungsgespräch der Ablauf immens umfangreich. Oft sind es aber nur ungefähr 30 bis 60 Minuten, die vergehen. Wie lange ein Vorstellungsgespräch konkret dauert, hängt natürlich vom Einzelfall ab. Es gibt auch Gespräche, die nur 15 Minuten dauern, aber über eine Stunde ist eher selten der Fall.

Gerade bei Berufseinsteigern sind Vorstellungsgespräche meist etwas kürzer, weil schlichtweg noch nicht so viel besprochen werden muss. Wer schon deutlich mehr Berufserfahrung hat, bei dem kann das Gespräch auch insgesamt etwas länger dauern. Es ist aber je nach Branche, Unternehmen und Person ganz verschieden.

Der Ablauf eines Vorstellungsgesprächs als Arbeitgeber

Auch als Arbeitgeber bereiten Sie sich individuell auf ein Vorstellungsgespräch vor. Sie folgen dabei vorwiegend ebenfalls den fünf vorgestellten Phasen.

Zu Beginn begrüßen Sie den Bewerber und stellen sich vor. Sie fragen nach der Anreise oder bieten Getränke an. Anschließend erfolgt eine kurze Zusammenfassung des Unternehmens und der Stelle.

Der Bewerber stellt sich im Anschluss selbst vor und fasst dabei den beruflichen Werdegang, Meilensteine, Erfolge, Stärken und Schwächen zusammen. Merken Sie sich eventuelle Rückfragen und lassen Sie diese in Ihre vorbereiteten Fragen einfließen.

Nun erfolgt der Fragen-Antworten-Teil eines jeden Vorstellungsgespräches. Je nach Situation, Arbeitgeber und zu besetzender Stelle können die Fragen ganz unterschiedlich ausfallen, sollten jedoch vorbereitet sein. Achten Sie auch auf Vergleichswerte.

Stellen Sie Bewerbern also möglichst die gleichen Fragen, um die Antworten individuell auswerten und ein Gefühl für den Bewerber bekommen zu können.

Bedanken auch Sie sich am Ende für das Gespräch und teilen ihm oder ihr mit, wann Sie sich voraussichtlich mit einer Entscheidung melden werden oder wie der weitere Bewerbungsprozess verläuft. Verabschieden Sie sich mit einem Händedruck und wünschen Sie dem Bewerber noch einen schönen Tag.

Vorstellungsgespräch Ablauf – FAQ

Wie läuft ein Vorstellungsgespräch in der Regel ab?

Ein Vorstellungsgespräch ist meist in fünf Phasen unterteilt, wobei sich die einzelnen Phasen ein wenig unterscheiden können und auch nicht immer in dieser Reihenfolge stattfinden müssen. Der Beginn ist meist ein wenig Small Talk für den ersten Eindruck.

Danach stellt sich in der Regel der Arbeitgeber vor und es folgt Ihre Selbstpräsentation. Zu Phase 3 gehören zudem die Fragen und Antworten. Rückfragen stellen Sie in Phase 4 und die letzte Phase ist der Abschluss mitsamt der Verabschiedung.

Was sagt man am Anfang des Vorstellungsgespräches?

Wenn Sie in den Raum gerufen werden, begrüßen Sie die Anwesenden freundlich und warten in der Regel kurz ab. Meistens übernimmt der Personaler das Wort und fragt Sie zum Beispiel, ob Sie gut hergefunden haben oder ob Sie etwas trinken möchten. Nehmen Sie danach Platz und warten Sie auf den Einstieg in das weitere Gespräch.

Wie läuft ein zweites Vorstellungsgespräch ab?

Das zweite Vorstellungsgespräch hat einen meist etwas anderen Ablauf als das erste Gespräch. Das Unternehmen wird nicht noch einmal vorgestellt und der Bewerber muss ebenfalls keine Präsentation vorbereiten. Stattdessen werden die Fragen in der Regel intensiver, weil man nun herausfinden möchte, was Sie von den anderen Bewerbern abhebt, die es ebenfalls in die zweite Runde geschafft haben.